对于一些猎头顾问而言，如何通过人选寻访数据表格来对抗“记忆力不好”的问题，帮助猎头顾问方便后续的职位挖猎，也可以作为BD线索和行业知识积累的重要渠道，以及更好地经营猎头顾问与人选之间的关系。

诗迈医药猎头作为医药类猎企NO.1，通过专注生命健康产业十余年的经验，总结一下猎头顾问人选寻访数据表格的制作方式：
打造人才数据库的意义
找人：帮助我们更快地定位寻访职位的目标人选；
跟人：有利于我们长期跟进细分领域/职能/层级的人选，沉淀相关跟进和推荐记录；
盘人：方便我们进行定期的职位寻访过程回顾和结果分析。
五大人才数据库的制作参考要点
以我们常用的Excel表格为例：
1、确定Excel的“工作簿”和“工作表”的关键词
我们建立数据表格，首先需要考虑的就是：我们是用什么“关键词”去定义每个工作簿和工作表？因为这会直接关系到目标人选的归属和分类。
在这里，我会建议大家可以参考以下5种比较常见的建表形式（以下5点按照Excel文件的“工作簿-工作表”的格式）：
1）职能/职位-区域：此种组合适合我们有长期专注和积累的细分职能领域（划分成不同的工作簿），而后按照不同的区域或城市来设置工作表。
例如，若我们需要记录“互联网产品经理”类的职位人选，这些人选主要分布在北京、杭州、深圳和上海等不同的城市。
那我们的工作簿文件名称可设置为：互联网产品经理，在这份工作簿文件里我们可以用：北京、杭州、深圳和上海等设置成4个不同的工作表。
这样当我们后续找互联网产品经理岗位的时候，如果希望重点找北京的人选，可以直接锁定在“北京”这个工作簿。
2）职能/职位-企业：此种组合适合在我们所专注的职能岗位中，在业内比较“吃香”的知名企业或“大厂”。
我们还是以刚才的互联网产品经理岗位为例，如果我们合作的客户公司主要是以挖猎业内的几家大厂为主的话，那我们可以在“互联网产品经理”的工作簿文件里头，以：阿里、百度、腾讯、网易、字节跳动、京东、滴滴、美团等企业设置成不同的工作表。
3）职能/职位-层级：这种组合适合我们专注的职能岗位中，按照目标人选的职位量级/层级的不同来划分不同的工作表。
像上述的“互联网产品经理”的工作簿中，我们可以按照“P6及以下”、“P7”、“P8”等职级来划分不同的工作表。
另外，我们也可以在这些工作表中按照不同的企业来进行划分。
4）区域-职能/职位：这一类的设置比较适合我们针对特定的职能/岗位人选，ta们对于区域或者是城市的跳槽选择会比较敏感，或者是行业内的主流企业对于这些岗位人选的地域属性要求比较高。
那么我们就可以按照区域或城市来划分不同的工作簿文件，具体的工作表则按照职能/职位进行划分。
5）企业-职能/职位：此类设置适合深耕行业内的知名标杆或排名靠前的规模企业（“大厂”），或者是在某些细分领域有较强竞争力和市场认可度的公司。
因为它们往往是我们挖猎的重点对标公司，而具备这些好公司背景的大部分职能/职位的人选可能都是我们的对标人选，这需要我们长期对这些对标公司的多职能、多层级的目标人选进行深度摸排。
2、 确定工作表中的“关键字段”设置
在每一个工作表里面，我们会设置不同的“关键字段”，即表格中的“数据列”。这些“关键字段”决定了我们需要记录的每一个目标人选（作为数据表格中的“数据行”）的具体信息内容。
我们人才数据表格的“关键字段”可以包括：人选的姓名、联系方式、出生年、性别、学历/学位、所在地、核心企业背景，以及沟通记录或备注等。
我们表格中的“关键字段”设置得越多，好处是方便后续的“筛选”功能实现。
相对不好的地方则在于，我们前期需要录入人选的信息内容较多，需要花费的时间也就更多（因为信息都被“割裂”了）。
3、确定“沟通记录”的信息内容
在每一个人选的沟通记录或者是备注内容中，我们可以添加人选简历的核心内容、不同时间节点的沟通/推荐信息、人选的核心诉求和离职动机等重要信息。
信息的组成可以根据我们自己的需要进行设置和调整，最终的目的都是为了让我们更好地了解人选的情况和更加精准地推荐合适的职位。
4、你的表格需要具备“筛选”功能吗？
我们都知道Excel表格里面有“筛选”的功能，它可以实现我们快速地筛选符合条件的数据行。
也就是说，一旦我们的人才数据表格具备了可供“筛选”的关键字段设置，那我们就可以迅速地定位符合某一条件或标准的人选。
比如说，如果我们要是找“80后”的人选，我们就可以用筛选功能把关键字段为“出生年”的进行筛选，只需要勾选在这一字段中“1980年及以后”出生的人选就可以了。
而且我们还可以进行“排序”操作，按照我们的寻访梯队要求进行目标人选的“升序”或“降序”排列。
5、 定期备份和更新
数据无价，文件易丢。这就要求我们需要经常对已经建好的人才数据表格进行备份，以免发生因文件丢失而没有备份的懊悔情况。
随着时间的推移，可能我们对于文件工作簿和工作表的设置也会有相应的变化，这个要结合自己的实际情况和专注职能领域的变化来决定。
相信通过以上的5点有关人才数据库的表格制作要点，你已经可以很好地去制作属于自己的“Search List”。

越早建立好自己的人才数据表格，想清楚表格的整体框架逻辑和内容设置，就越能节省你后续信息的录入、制作和找人等花费的时间。

文章来源：知乎“小鹏”